Aplikasi Mail Merger

APLIKASI MAIL MARGER PADA MICROSOFT WORD

Fasilitas Mail Marger menawarkan suatu solusi bahwa jika kita ingin membuat surat dengan banyak penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan satu persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing. Mail mager tidak hanya untuk membuat  surat saja tapi bisa untuk amplop dan sertifikat dan lain sebagainya.

Pada dasarnya untuk membuat mail marger kita akan memerluka 2 file yaitu File Dokumen Master yang berisi isi surat, atau sertifikat, dan yang kedua adalah File Dokumen Recipients yang berisi data-data seperti nama, alamat yang berbeda-beda yang akan kita kirimi surat.

Langkah-langkahnya :

1.    Membuat File Dokumen Master

Misal kita akan membuat suatu file sertifikat.

a.    Buka file baru Microsoft Word

b.    Buat isi dokumennya seperti biasa dan simpan dahulu. Kosongkan tempat-tempat yang akan diisi data dari fie source seperti nama, alamat, dll.

2.    Membuat File Data Source

a.    Kita masih bekerja dengan file dokumen master yang sudah kita buat.

b.    Kemudian buka fasilitas Mail Marger di : Mailings        Start Mail Merge

c.    Dari menu tersebut akan muncul pilihan dalam bentuk apakah dokumen akan kita buat : terdapat pilihan Letters, e-mail massages, envelopes, label,dst.

d.    Bagi yang menginginkan panduan secara manual dalam pembuatan mail merge tersebut bisa diklik “Step by Mail Merge Wizard”

e.    Setelah mengklik “Step by Mail Merge Wizard” tersebut akan muncul Task pane yang biasanya terletak di bagian sebelah kanan yang berisi panduan secara manual tentang pembuatan Mail Merge.

f.     Langkah berikutnya yaitu membuat File Recipients atau daftar nama penerima surat dengan pilihan:

·         Type New List : jika ingin menggunakan dokumen baru atau ingin mengetik dari awal daftar data tersebut.

·         Use Existing List : jika sudah pernah membuat atau mempunyai file data list tersebut.

·         Select form Outlook Contacts : jika ingin meggunakan file Microsoft Outlook (untuk menyimpan daftar kontak)

g.      Misal kita memilih Type new List, setelah diklik maka akan muncul kotak dialog New Address List yang berisi kolom-kolom informasi yang akan kita isikan. Kotak dialog New Addres List merupakan standar dari MS Word jadi kolom pengisian informasi harus kita ubah sesuai dengan yang kita inginkan, dengan mengklik Customize Colums, kemudian akan muncul kotak dialog baru atau Customize Address List :

·         Tombol Add untuk menambahkan field (kolom pengisian) yang kita butuhkan

·         Tombol Delete untuk menghapus field yang tidak kita butuhkan

·         Tombol Rename untuk mengganti nama field dengan nama yang sesuai

·         Tombol Move Up untuk memindahkan field ke atas

·         Tombol Move Down untuk memindahkan field ke bawah

·         Jika sudah selesai klik OK

h.      Anda akan kembali ke New Address List yang sudah anda ubah, dan anda sudah bisa mulai memasukkan data-datanya.

·         Tombol New Entry, untuk memasukkan data baru

·         Tombol Delete Entry, untuk menghapus data yang sudah kita buat

·         Tombol Find Entry, untuk mencari data tertentu

·         Tombol Customize Colums, untuk membuka kotak dialog Customize Address List

i.      Jika anda sudah selesai mengisi data-datanya, maka untuk mengakhirinya pada kotakdialog New Address List kita klik Close. Maka anda akan diminta untuk menyimpan file source tersebut. Beri nama sesuai keinginan dan Save.

j.        Untuk melakukan perubahan pada data yang sudah ada (menambah, menghapus,dll) klik Edit Recipient List.

3.      Menggabungkan File Data Source kedalam File Master.

a.    Kita sudah mempunyai 2 buah file yaitu File Master dan File Data Source, supaya Mail Merge ini bisa bekerja dengan baik kita harus menggabungkannya.

b.    Sebelum kita menginsert pilihan nama dan asal instansi, kita harus terlebih dahulu meletakkan kursor di tempat yang kita pilih.

c.    Untuk mengecek apakah Mail Merge yang kita buat benar atau salah, kita klik menu Peview Result.

d.    Apabila sudah benar maka ditempat yang sudah kita pilih akan muncul nama dan asal instansi dari data-data yang sudah kita entri.

e.    Untuk mencetak file mail merge ini kita tidak bisa menggunakan failitas print seperti biasa tapi tetap menggunakan menu Finish & Merge dan kemudian pilih Print Document.

f.     Terdapat tiga pilihan yang pertama All untuk print semua data yang kita entry, Current record untuk list entry data yang langsung, sedang From…..to…… untuk memilih list mana yang akan kita print.

SUMBER

Dwi, Taufik Rizal.2011. Petunjuk Praktikum Aplikasi Komputer. Bangkalan : Fakultas Pertanian

        Universitas Trunojoyo Madura.