APLIKASI
MAIL MARGER PADA MICROSOFT WORD
Fasilitas Mail Marger
menawarkan suatu solusi bahwa jika kita ingin membuat surat dengan banyak
penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak harus
membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan satu
persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing. Mail mager
tidak hanya untuk membuat surat saja
tapi bisa untuk amplop dan sertifikat dan lain sebagainya.
Pada dasarnya untuk
membuat mail marger kita akan memerluka 2 file yaitu File Dokumen Master yang
berisi isi surat, atau sertifikat, dan yang kedua adalah File Dokumen
Recipients yang berisi data-data seperti nama, alamat yang berbeda-beda yang
akan kita kirimi surat.
Langkah-langkahnya :
1.
Membuat
File Dokumen Master
Misal kita akan membuat
suatu file sertifikat.
a. Buka
file baru Microsoft Word
b. Buat
isi dokumennya seperti biasa dan simpan dahulu. Kosongkan tempat-tempat yang
akan diisi data dari fie source seperti nama, alamat, dll.
2.
Membuat
File Data Source
a. Kita
masih bekerja dengan file dokumen master yang sudah kita buat.
b.
Kemudian buka fasilitas Mail
Marger di : Mailings Start Mail
Merge

c. Dari
menu tersebut akan muncul pilihan dalam bentuk apakah dokumen akan kita buat :
terdapat pilihan Letters, e-mail massages, envelopes, label,dst.
d. Bagi
yang menginginkan panduan secara manual dalam pembuatan mail merge tersebut
bisa diklik “Step by Mail Merge Wizard”
e. Setelah
mengklik “Step by Mail Merge Wizard”
tersebut akan muncul Task pane yang
biasanya terletak di bagian sebelah kanan yang berisi panduan secara manual
tentang pembuatan Mail Merge.
f. Langkah
berikutnya yaitu membuat File Recipients
atau daftar nama penerima surat dengan pilihan:
·
Type
New List : jika ingin menggunakan dokumen baru atau
ingin mengetik dari awal daftar data tersebut.
·
Use
Existing List : jika sudah pernah membuat atau
mempunyai file data list tersebut.
·
Select
form Outlook Contacts : jika ingin meggunakan
file Microsoft Outlook (untuk menyimpan daftar kontak)
g. Misal
kita memilih Type new List, setelah
diklik maka akan muncul kotak dialog New
Address List yang berisi kolom-kolom informasi yang akan kita isikan. Kotak
dialog New Addres List merupakan standar dari MS Word jadi kolom pengisian
informasi harus kita ubah sesuai dengan yang kita inginkan, dengan mengklik Customize Colums, kemudian akan muncul
kotak dialog baru atau Customize Address
List :
·
Tombol Add untuk menambahkan field (kolom pengisian) yang kita butuhkan
·
Tombol Delete untuk menghapus field yang tidak kita butuhkan
·
Tombol Rename untuk mengganti nama field dengan nama yang sesuai
·
Tombol Move Up untuk memindahkan field ke atas
·
Tombol Move Down untuk memindahkan field ke bawah
·
Jika sudah selesai klik OK
h. Anda
akan kembali ke New Address List yang sudah anda ubah, dan anda sudah bisa
mulai memasukkan data-datanya.
·
Tombol New Entry, untuk memasukkan data baru
·
Tombol Delete Entry, untuk menghapus data yang sudah kita buat
·
Tombol Find Entry, untuk mencari data tertentu
·
Tombol Customize Colums, untuk membuka kotak dialog Customize Address List
i. Jika
anda sudah selesai mengisi data-datanya, maka untuk mengakhirinya pada
kotakdialog New Address List kita klik Close.
Maka anda akan diminta untuk menyimpan file source tersebut. Beri nama
sesuai keinginan dan Save.
j.
Untuk melakukan perubahan
pada data yang sudah ada (menambah, menghapus,dll) klik Edit Recipient List.
3.
Menggabungkan
File Data Source kedalam File Master.
a. Kita
sudah mempunyai 2 buah file yaitu File Master dan File Data Source, supaya Mail
Merge ini bisa bekerja dengan baik kita harus menggabungkannya.
b. Sebelum
kita menginsert pilihan nama dan asal instansi, kita harus terlebih dahulu
meletakkan kursor di tempat yang kita pilih.
c. Untuk
mengecek apakah Mail Merge yang kita buat benar atau salah, kita klik menu Peview Result.
d. Apabila
sudah benar maka ditempat yang sudah kita pilih akan muncul nama dan asal
instansi dari data-data yang sudah kita entri.
e. Untuk
mencetak file mail merge ini kita tidak bisa menggunakan failitas print seperti
biasa tapi tetap menggunakan menu Finish
& Merge dan kemudian pilih Print
Document.
f. Terdapat
tiga pilihan yang pertama All untuk
print semua data yang kita entry, Current
record untuk list entry data yang langsung, sedang From…..to…… untuk memilih list mana yang akan kita print.
SUMBER
Dwi, Taufik Rizal.2011. Petunjuk Praktikum Aplikasi Komputer.
Bangkalan : Fakultas Pertanian
Universitas Trunojoyo Madura.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar